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ビジネスメールでもう悩まない!簡単に仕事で楽するビジネスメールの4つのポイント

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ビジネスメールのルール

皆さん、ビジネスでメールを多用されていると思います。

メールを書くとき、社外に発信するメールでは、世の中のルールに沿って書くものの、社内メールにおいては、会社それぞれで独自ルールがあるようですね。

 

聞いた話ですが、ある電機メーカーのルールでは、社内メールでは、宛て名は( XX )と役職をつけずに名字だけを( )内に書いて送るそうです。

さらに、役職が上になるほど、名字に使う文字数を短くするのだとか。

具体的には、鈴木一郎さんが営業課長の場合(鈴木)、営業部長の場合(スズ)とします。

そして、社長だったら(ス)とだけ記入します。

 

おもしろいルールだと思いますが、これが社内ルールになった理由は2つあって、ひとつは、「長々と打ち込むのは時間の無駄」、もうひとつは、「いちいち役職をつけなくとも鈴木と言えば、この俺だろう!」と思っているエライ人の自尊心をくすぐるためのお作法だそうです。

同社の方から直接聞いた話ではないので、ホントかどうかは知りませんが・・・(笑)

 

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仕事で楽するビジネスメールの4つのポイント

このような社内ルールはかなり特例でしょうが、私は社内メールでの「マイルール」を持っています。

それは、「受けての読む負担を極力少なくすること」です。

 

具体的なポイントは

1タイトルは本文を読まれなくても、最低限の情報が伝わるようにする

例)件名:【要出欠回答】10/1(木)10:00から30分、A会議室で○○の共有会議を行います

2本文は、体言止めの簡潔な文とし、箇条書きにする

3添付資料がある場合は、そのポイントを本文に箇条書きする

4上記2と3の数は極力少なくし、原則、7行以下に押さえる

の4つです。

 

マイルールの効果

マイルールの書き方は、メールを受けた方の

  • 読む
  • 理解する
  • 記憶にとどめる

といった負担が一番少なくなると考えたものです。

これをやり始めて「楽」出来ているのは、

  • ポイントだけをシンプルに伝えた結果、受けての理解が高まった
  • 受け手にアレコレと余計な説明をする自分の労力が減った

ことがあります。

しばらく、このスタイルを続けていたら、嬉しいことにマネをしてくれる人が増えました。

 

つまり、私が受け手となるメールも、標題、本文とも短くスッキリ、ポイントだけというものが増えてきたのです。

結果、私自身がメールを読む時間とポイントを理解する労力が大幅に縮小でき、場合によっては本文を読まずに済ませられるケースも増えてきました。

ブーメラン効果で「楽」が出来ています。

 

このやり方、実践されている方もいらっしゃるでしょうが、「まだやってないよ」という人は、社内的に許されるのであれば、一度試してみる価値はありますよ。

 

では、また。

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