ビジネスマンにとって、必要なスキルやノウハウに関する記事をまとめました。

ビジネスメール

仕事を進める上で、なくてはならないビジネスメール。

だけど、メールの量が多すぎて、どのメールが大事か分からなくなったり、読んで理解するのに大変な負担がかかっていることも。

結果、送り手の意図が受け手に伝わっていないということが、しばしば起きるのです。

こちらの記事では、「受け手に楽してもらう」ことで「送り手の意図が実現できる」という観点から、楽するメールの書き方を記しました。

• ビジネスメールでもう悩まない！簡単に仕事で楽するビジネスメールの４つのポイント

メールで「お断り」するとき、書きぶりであれこれ悩まないよう「定型文」を例示したのがこちらの記事です。

• メール返信でサクッと使える「お断り」の言葉

読みやすく、分かりやすい文章を書くポイントを３つ記しました。

• 文章が苦手な人へ 分かりやすい文章が簡単に書ける３つのコツ

こちらはメールの誤送信をなくす方法です。

• メールの誤送信を99％無くす方法

ＰＤＣＡ

仕事回しの基本であるＰＤＣＡ。

「考えて→やってみて→結果をチェックして→修正する」の一連の流れを何度も繰り返すことにあります。

こう書くと簡単に思えるのですが、存外に奥が深く、なかなかうまく回せないのも事実です。

難しいけれど大切なＰＤＣＡについて、思うことを記しています。

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仕事でテンパらない・スピードを上げる

仕事が遅い人や締め切り前に完了できずに焦る人は、仕事の処理能力以前に、仕事への取り組み方に問題があるかもしれません。

では、どうすれば良いのか？を書いたのが、こちらの記事です。

• 仕事で締め切り直前にテンパる人は、あらかじめ成功と捉える範囲を広く持つと良い
• 仕事でテンパらないために、他の人に頼るスキルを身につけよう
• 仕事が速い人になれる理想的な方法と簡単な方法

社内調整・根回し

社内調整、俗に言う「根回し」は、日本特有の「悪しきビジネス習慣」と思われていて、特に若い人たちが毛嫌いしているものですよね。

でも、この「根回し」、海外の会社でも当たり前のように行われていることなのです。

特に中国では、とても重要視されていて、「根回し」をしない人の意見は問答無用で却下されることなどザラにあります。

欧米でも、なんだかんだ言いながら、「根回し」はしっかりと行われているのです。

日本と欧米が異なる点は、「根回し」する対象が幅広いのか限定されているのかです。

欧米では権限を持つ人・セクションがはっきりしているので、その人たちにピンポイントで根回しがされていますが、日本では「関係ないんじゃない？」と思える人でも「根回し」をしないと、後で難くせをつけられますから。

このあたりが、鬱陶しいのですけど・・・。

面倒くさいと思われがちな「根回し」ですが、見方とやり方を変えると、正攻法でやるよりも効率的に承認を得る方法となります。

その理由と、具体的にどうのように行えば良いかを、以下の記事に記しています。

• ５つのタイプ別攻略法｜やっかいな相手と社内調整するとき、もしくは根回しするときのポイント
• 社内「調整」とは、企画内容の向上と実行体制つくりを行うこと
• 社内での「調整」を、不毛の議論とさせないために

傾聴

「話し上手は聞き上手」と言いますが、人の話をしっかりと聞くには、相手に話してもらうことがスタートとなります。

以下の記事では、聞き上手になるための具体的な方法を記しています。

• 話をしやすい人と話をしにくい人の違いは「傾聴力」の差
• 聞き上手と呼ばれたい！傾聴力を身につけるために絶対に必要な３つのこと

私が人見知りを克服した体験談です。一番大きなポイントは「傾聴」です。

• 私が「人見知り」を克服した６つの方法

一方で、話を聞いてもらえないと言う悩みを持つ人もいらっしゃるでしょう。

もしかしたら、聞いてもらえないのにはそれなりの理由があるのかも。

• 話を聞いてもらえないとお悩みの方へ

職場で自分をつくりあげる

今の会社、今の職場で、どのような自分になりたいか。

まず、若い間に身につけておきたいこと、やっておきたいことをまとめたのがこちらの記事です。

• 今後を後悔しないために２０代で身につけておきたい７つのこと

今後、自分がどうあるべきか、何をやるべきかに迷ったとき、参考にしていただきたいことを記しています。

• 仕事のスタイルを作り上げるうえで、意識して取り込んでもらいたい３つの要素
• 少し未来の自分をイメージしてみるだけで、毎日の暮らしぶりが良い方向に変わっていく
•  『自分を知り他者を知る』 会社のライバルに差をつけるため、絶対にやっておきたいこと
• 職場で努力すべき方向を見つける方法 ＳＷＯＴ分析活用術

仕事をやる気がなくなったとき

長く仕事を続けていると、どうしても飽きがきます。

また、つまらない仕事をやらなければならないときは、気持ちは後ろ向きになってしまいます。

そんな気持ちを切り替える方法として、以下の記事を記しました。

• PDCAで仕事が増え過ぎたら逆PDCAで仕事を減らそう

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• 趣味を仕事にするのがダメならば仕事を趣味にすれば良い

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番外

仕事には直接、関係なくても、知っておいたら絶対によい「お金の知識」があります。

こちらの記事は、「お金」の国家資格である「ファイナンシャル・プランニング技能士」について書いたものです。

• 簡単に取得できて、役に立つ国家資格「ファイナンシャル・プランニング技能士」

その他

• サンクコスト効果とゼロベース思考について
• 出張の際に持っていたら便利なもの
• 仕事ができない人に共通する「だらしない」という特徴
• 「罠」に簡単に引っかからないようビジネスで「交渉」する前に気をつけたいこと

おわりに

仕事のスキルやノウハウは、それぞれが試行錯誤しながら身につけるものです。

でも、何でもかんでもイチから自分で考えるのは大変。そこで、先人の知恵を大いに活用しましょう。

世にある様々なノウハウから、自分に適切なやり方をみつけ、自分に合った方法へカスタマイズするのが一番手っ取り早いですからね。

こちらで紹介した記事も、ほぼ全てが先人の知恵を拝借し、仕事を通じて自分用にカスタマイズしたものです。

ご活用いただければ、幸いです。

＜ビジネスマンなら要チェック！＞

★自分の市場価値が分かるサイト

• 関連記事　→　「MIIDAS」で自分の適正年収を調べたら、ついでに企業が求めるスキルとその金額的価値が分かった話

ビジネスマンなら、仕事のメールが届いたら、できるだけ早く返信すべきものです。

メールのレスポンスが早ければ早いほど、「出来る人」と評価されます。

逆にメールの返信が遅いと

「仕事の遅い奴・出来ない奴」

「自分のことをないがしろにしているのでは？」

と思われますから。

ところで、いざメール返信するときに、どのように返信すればよいか悩むことがありませんか？

特に相手が上司や先輩、お得意様といった「重きを置かなければならない」相手に対して、メールで断るとき。

友人や後輩なら、ストレートに「ノーサンキュー」と書けることでも、相手によっては、失礼にならないように、誤解を与えないように（そして、嫌われないように）と気を使わなければなりません。

すると、良い文言をなかなか思いつけずに、キーボードを打つ手が止まってしまうことも。

「お断り」するものと結論は決まっているのに、書きぶりをどうしようかと思い悩むのは時間がもったいないですよね。

そこで、普段からサクッと使える常套句を準備しておき、それらを機械的にメール返信すると、本当に楽ができますよ。

本エントリーでは、メール返信でサクッと使える「お断り」の常套句を紹介します。

メールで断るとき

ストレートに「お断りします」とは書かずに、少しキョリを置いた言い回しです。

もちろん、主旨は断っていますし、それは相手にも十分伝わる書き方ですが、拒否感が小さい分だけ、相手に与える不快感は少なくなります。

なお、主語は書かないか「当 方／我々」を使い、「私」は用いないこと。

さらに、述語は推量形や受動体等で、自分の意思ではない表現にすると良いですよ。

ついついやってしまいがちなメールの誤送信をほぼ無くす方法はこちら！

重要　メールの誤送信を99％無くす方法

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筋違いの話をされたとき

やめてほしいとき

拒否するとき

＊この合わせ技として

となると、完全拒否となります

＊しつこい売り込みなどに対する「結構です」という言葉は、相手に「結構＝GOOD＝OKした」と言わせかねないので使わないように注意しましょう。

基本的には「必要ありません」と言えば大丈夫かと。

枕詞

以下、気持ちの軽い順番です。

止めてほしいときや拒否するとき、相手との関係の継続性によっては、付けないか軽いもので十分です。

おまけ

以上は、部外・社外からの売り込み・リクエストメールに対する「お断り」の常套句です。

実際に「断る」ケースで一番多いのは、社内からのお誘いメール、特に上司からの飲みのお誘いではないでしょうか？

これに対しては、

「お声がけいただきありがとうございます。あいにく当日は、以前からの約束が入っております。とても残念ですが、今回は見送らせていただきたく存じます。またの機会を楽しみにしております」（赤字部分は、臨機応変で）

と返すと、よろしいかと。

以上、メール返信でサクッと使える「お断り」の常套句、ご参考になれば幸いです。

おすすめ記事

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• ビジネスメール 楽するための４つのポイント
• ビジネスパーソン必須！電話対応の基本マナーと受け答えのコツ
• ビジネスで何気なく使っているけれど本当はNGな言い回し

では、また。

メールって本当に便利ですよね。

「メール無しでは、もう仕事にならないよ」

って方も、たくさんいらっしゃることでしょう。

ところで、あなたはビジネスメールで誤送信をした経験はありませんか？

メールは便利で気軽に使える身近なツール。

だけど、その分、失敗しやすいものですよね。

こちらでは、私が勤める会社のメールのルールにあわせ、ビジネスメールで誤送信を99％無くす方法について、ご紹介します。

メールのルールは手間ばかり

私は今の会社に転職して、と言うか再就職して（就職するまでプー太郎してたので）半年ちょっと経ちました。

どこの会社でもそうですが、それぞれ、独自のルールやしきたりというのがありますよね。

私の会社でも、やっぱりいろいろなルールやら掟やらがあります。

中には、

「なんで、こんなことをやってるの？」

と意味が分からないルールもあり、最初はすごくとまどいました。

そんな中でも、一番、「へ？マジで？」と思ったのが、メールのルールです。

いやぁ、ほんと、これでもか！というくらい、ギチギチに厳しいルールがありまして、手間がかかって仕方がないんですよね。

メールの手間その１

まず、メールを送ると、社内のメールシステムが送信先のメールアドレスを読み取って、それが社外のメルアドだと、

「さっきのメール、外部に送ろうとしているけど、ホントにいいの？」

と必ずメールで問い合わせてきます。

で、メールを送るためには、この問い合わせメールを開いて、操作しなければなりません。

メールの手間その２

問い合わせメールには、リンクが載せられていて、そのリンク先から、社外にメールを送信する手続きを行います。

リンク先の内容は、元メールの送信先に書かれているメルアドがずら～っ並んだもので、それぞれのチェックボックスを、いちいちクリックして、「OK」設定にしなければならないのです。

メールの手間その３

この作業を終えて「送る」ボタンをクリックすると、画面が変わり、またまた

「本当にこのメールを送っていいんだね？間違いないよね？送るよ？いいね？」

としつこく聞いてくるんです。

それに対して、

「大丈夫です。あて先に間違いありません。いい加減、送ってください。お願いします」

との気持ちをこめて「送信」のボタンを押すと、ようやっとメール送信となります。

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メールのファイル添付も手間が多し

上に書いたのは、ただのメール送信の手間。

これに、ファイルを添付するとなると、さらに手間が重なります。

というのも、ルールとしてセキュリティを高めるための手順があるのとともに、システム上、PCにあるファイルは自動的に全部、暗号化されているので、外部に送るときはこの暗号を解除しなければ見られないからなんです。

ちなみに、PC上ファイルの自動暗号化は、会社のサーバーがハッキングされてデータを盗み取られても、見られないようするためなんだとか。

ファイル添付の手間１

外部に送信したいファイルを暗号解除専用のフォルダに移し、そこで解除します。

ファイル添付の手間２

暗号解除したファイルを、メール送信用のサーバーにアップロードします。

すると、ファイルのアップロード先のURLが表示されますので、それをメール本文にコピペして、上に書いた「メールの手間その１から３」までの手順で送信。

ファイル添付の手間３

しばらくすると、ファイルのダウンロード用のキーワードがメールで届きますので、それを、またまた、「メールの手間その１から３」までの手順で送信。

ということで、メール１本送信するだけでも、すごい手間がかかるのに、ファイルを添付するとなると、さらに倍以上の手間がかかるんです・・・。

メールの誤送信がとまらない

これだけ、厳重なセキュリティで、かつ、実際にメール送信するまでに、何度も関門をくぐらなければならないのに、相変わらずメールの誤送信がとまらないんだとか。

その理由は簡単で、手間と時間をかけなければメールを送信できないシステム（ルール）を作っても、運用する（使う）のは人間だから。

関門があればあるほど、いちいちチェックするのがメンドーくさくなりますし、しかも、毎日何度もやっていることだから、何も考えずに反射的にクリックするようになるわけです。

ヒューマンエラーと言ってしまえば、それまでですが、

「厳しいルールを作ると、誰も守らなくなる」

の典型みたいなもの。

つまり、

「過ぎたるは、及ばざるが如し」

になってしまったわけですね。

もっとも、毎日、社内では膨大な数のメールが飛び交っていて、ちゃんとチェックしているかどうかは別にしても、ほぼ全てのメールは誤送信ではないことを考えると、厳しすぎるルールもそれなりに機能しているとは言えるんですけど、ね。

＜こちらの記事もどうぞ＞

メールの誤送信を99％無くす方法

さて、どんなメールのルールかは別にしても、ビジネスで使っている以上、メールの誤送信は絶対に避けたいものですよね。

では、どうすれば良いのか？

メールを送らない

メールの誤送信を100％無くす絶対的な方法があります。

それは、「一切、メールを送らないこと」。

メールを送らなければ、絶対に誤送信しませんから。

・・・と書くと、叱られますね。

返信メールだけを使う

一方、絶対とは言わないけれど、メールの誤送信を99％無くす方法があります。

それは、基本「返信メールだけ使う」という方法です。

メールの誤送信って、「送る相手を間違えてしまうこと」ですよね。

だったら、送る相手を間違えないようにすれば良いわけで、そのための最適な方法が「返信メール」なんです。

（中には、送ってはいけない内容のメールを送ってしまうという場合もあるかもしれませんが、これはまあ、論外でしょう）

届いたメールに返信する。

これは絶対に誤送信のしようがありません。

過去に受信したメールの返信メール機能を使って、あらたにメールを作る。

普通の人（＝「どうしようもなく適当」ではない人）だったら、利用する過去メールに書かれている相手のアドレスとメール本文の内容を見て間違いないかチェックしてから使うメールを選ぶはずですので、誤送信をする可能性はほぼゼロと言えるでしょう。

返信メールの注意点

ただ、返信メールを使うときに気をつけたいのが、

• CC、BCCをつけるとき、間違った相手を選んでしまうリスクがある
• CCが付いている古いメールで「全員に返信」にして送ってしまう可能性がある

ということ。

メインで送りたい相手は間違えようがないけれど、その他の人たちを間違ってしまうリスクは残ります。

なので、メールの誤送信を99％無くす方法としました。

はじめてメールを送るとき

「メールのやり取りをしたことがない相手だと、返信のしようがないじゃないか？！そんなときは、どうするんだ？誤送信するんじゃないか？」

って思いました？

返信用に使う受信メールがない場合は、サクッと電話で済ませましょう。

・・・と書くと、またまた叱られますね。

こんな場合は、新規にメールを作り、自力でメールアドレスを打ち込むしかありません。

ただ、はじめてメールを送る相手のアドレスを間違えて入力するというポカミスは、普通の人（＝「本当にどうしようもないおバカ」ではない人）だったら、起こさないと思いますが、いかがですか？

おわりに

ということで、私が勤める会社のメールのルールと、ビジネスメールで誤送信を99％無くす方法についてご紹介しました。

返信メールを使ってメールを送るのって、過去のメール本文を消すという手間はありますが、ほんと、便利です。

この方法、あんまりやってないなぁと言う方、騙されたと思って、一度やってみては、いかがですか。

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「仕事が速い人と仕事が遅い人のどちらになりたいですか？」こう問われると、どなたでも「仕事が速い人」と答えますよね。では、「あなたは、仕事が速い人ですか？遅い人ですか？」と問われると・・・、いかがでしょうか？もし、自信を持って、「私は仕事が速...

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2020.05.01

では、また！

ビジネスメールのルール

皆さん、ビジネスでメールを多用されていると思います。

メールを書くとき、社外に発信するメールでは、世の中のルールに沿って書くものの、社内メールにおいては、会社それぞれで独自ルールがあるようですね。

聞いた話ですが、ある電機メーカーのルールでは、社内メールでは、宛て名は（　ＸＸ　）と役職をつけずに名字だけを（　）内に書いて送るそうです。

さらに、役職が上になるほど、名字に使う文字数を短くするのだとか。

具体的には、鈴木一郎さんが営業課長の場合（鈴木）、営業部長の場合（スズ）とします。

そして、社長だったら（ス）とだけ記入します。

おもしろいルールだと思いますが、これが社内ルールになった理由は２つあって、ひとつは、「長々と打ち込むのは時間の無駄」、もうひとつは、「いちいち役職をつけなくとも鈴木と言えば、この俺だろう！」と思っているエライ人の自尊心をくすぐるためのお作法だそうです。

同社の方から直接聞いた話ではないので、ホントかどうかは知りませんが・・・（笑）

ついついやってしまいがちなメールの誤送信をほぼ無くす方法はこちら！

重要　メールの誤送信を99％無くす方法

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仕事で楽するビジネスメールの４つのポイント

このような社内ルールはかなり特例でしょうが、私は社内メールでの「マイルール」を持っています。

それは、「受けての読む負担を極力少なくすること」です。

具体的なポイントは

１タイトルは本文を読まれなくても、最低限の情報が伝わるようにする

例）件名：【要出欠回答】10/1（木）10：00から３０分、Ａ会議室で○○の共有会議を行います

２本文は、体言止めの簡潔な文とし、箇条書きにする

３添付資料がある場合は、そのポイントを本文に箇条書きする

４上記２と３の数は極力少なくし、原則、７行以下に押さえる

の４つです。

マイルールの効果

マイルールの書き方は、メールを受けた方の

• 読む
• 理解する
• 記憶にとどめる

といった負担が一番少なくなると考えたものです。

これをやり始めて「楽」出来ているのは、

• ポイントだけをシンプルに伝えた結果、受けての理解が高まった
• 受け手にアレコレと余計な説明をする自分の労力が減った

ことがあります。

しばらく、このスタイルを続けていたら、嬉しいことにマネをしてくれる人が増えました。

つまり、私が受け手となるメールも、標題、本文とも短くスッキリ、ポイントだけというものが増えてきたのです。

結果、私自身がメールを読む時間とポイントを理解する労力が大幅に縮小でき、場合によっては本文を読まずに済ませられるケースも増えてきました。

ブーメラン効果で「楽」が出来ています。

このやり方、実践されている方もいらっしゃるでしょうが、「まだやってないよ」という人は、社内的に許されるのであれば、一度試してみる価値はありますよ。

では、また。

仕事上、不定形の文書を読む機会がそれなりにあります。

「私、文章を書くのが苦手なんですよねぇ～」と言う人が書いたものは、う～ん、大変失礼ながら、ギクシャクしたものが多いですね。

文章がヘタな人の共通点

文章が苦手と言う人が書く文章には、いくつかの共通点があります。

それらは、ザックリ言うと、

• 情報の優先順位付けが適切でない
• 事実と思惑が混在している

というふうに、書く内容の整理が出来ていないということが上げられますが、それ以前に、

• 表現が簡潔でない

ことがあげられます。

そのため、文章が分かりにくくなってしまい、何が言いたいのかがわからなくなっているのですね。

そこで、文章が苦手という人たちには、以下の３つをアドバイスしています。

１主語と述語を近づける

報告書や顛末書などビジネス上の不定形文書では、

「誰が、何を、どうした。すると某が、こうした。それに対して、・・・」

と言った感じで、過去経緯を時系列にそって書くことがあります。

文章が苦手だという人は、一文の中に主語を複数入れ込んでしまう傾向があります。

この文章だと、誰が何をしたのかがゴチャゴチャになって、分からなくなってしまいます。

さらにひどい場合は、主語が複数入っているのに、述語を書き忘れていることも。

このような文章を読み続けると、大変疲れますね。

そこで第一のコツとして

「一文の中に主語はひとつだけ」

を前提に、

「主語と述語の位置を近づける」

ことを意識します。

すると、すっきりと短くて分かりやすい文章になりますよ。

２修飾語と被修飾語は離さない

形容詞や副詞等の修飾語は、できるだけ被修飾語にくっ付けるようにしましょう。

離してしまうと、修飾したい言葉とは別の言葉を修飾してしまうことがあるのです。

すると、表現しようとしていたものとは別の意味にすり替わってしまい、読み手にとって分かりにくい文章になってしまいますので。

３やさしい言葉を使う

やたらに難しい単語や熟語を使う人がいます。難しい言葉を使うと、何となく格式が上がる、自分がエラく見られる、などのイメージがありますから、ついついやってしまいます。

これが高じてくると、自分でも意味が分からない言葉を書き込んだりします。

あまり一般的でない英単語をカタカナで書いたり、略語を使うケースが多いのですが、本人が意味を分からずに書いてる文章ですから、読み手は尚のこと分からないですよね。

と言うことで、「難しい言葉は使わない」、意識して「やさしい言葉を使う」こと。

ひらがなを多めに使うだけでも、相当、分かりやすい文章になると思います。

（私もこの難しい言葉を使ってしまうところがあって、直すように意識しています。が、なかなか、うまくいかないです・・・）

まとめ

以上、分かりやすい文章が簡単に書ける３つのコツとして、ポイントを３つ書きました。

まとめると、

やさしい言葉で短い文章を書く

ということです。

あまり意識していなかったという方、このことを実行するだけで、簡単に分かりやすい文章が書けるようになれますよ。

ビジネス文書で最も重要なことは、読む人に

「事実を、正確に、わかりやすく伝えること」

だと言えます。

そのためにも、やさしい言葉で短い文章を書くことを意識してみてはいかがでしょうか？

では、また。

向き・不向き、得意・不得意、好き・嫌い

人間、誰でも得意・不得意があります。

この得意・不得意は、そもそも向き・不向きによるところが大きいですよね。

自分が向いていることは、少しの努力で出来るようになる。

出来ることが得意なことになるとと好きなことになる。

向いていないことは、多くの努力をしてもなかなか思うように伸びないし、そもそも努力自体が大変な苦痛です。

なので、いつまでたっても不得意だし、嫌いとなる。

仕事においても好きでない仕事に対しては、「やらされ感」を感じるものですが、この好きでない仕事とは、大体が不得意なことでしょう。

そして、それは向いていない可能性が高いと言えるのです。

自分を知る方法

では、自分は何に向いていて、何に向いていないのか、漠然と思うところはあっても、具体的に把握できている人は、案外、少ないように思います。

そもそも、あまり自己分析を行わないですからね。

そこで、「自分は一体、どんな人？」か、チェックしてみると良いと思います。

書籍で自己分析

『さあ、才能(じぶん)に目覚めよう―あなたの5つの強みを見出し、活かす』

さあ、才能(じぶん)に目覚めよう―あなたの5つの強みを見出し、活かす

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マーカス バッキンガム,ドナルド・O. クリフトン 日本経済新聞出版社 2001-12-01

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この本は、もう何年も前に出版されたものですが、コンスタントに売れているようで、就活者には必須なのかもしれません。

本のカバーにあるコードを入力すると、診断を受けられます。

転職サイト

いくつかの転職サイトでは、適性診断できるものがありますので、これらを活用するのも良いでしょう。

ちなみに転職サイトですが、世の中にはどんな仕事があり、どんなスペックや能力が求められているか、そして、労働市場の状況と自分の市場価値を知ることができます。

もちろん、自社・同業他社の状況もわかります。

メルマガで仕事のヒントなども知らせてくれますので、転職を考えていなくても、ざっと眺めていてもおもしろいですよ。

知人や家族に聞く

客観的に知るという意味で、一番手っ取り早いのは、これ。

ですが、正直に言ってくれるかどうかという問題がありますし、正直に言われたら言われたで、「カチン」ときてしまうこともあるでしょうから・・・、一度、自分で自己分析を行った上で、それを検証するために聞く、というのがよろしいかと。

これらを通じて、自分自身を把握できれば、どんな仕事に向いているか、どのような仕事が不得意か分かってきます。

すると、どんな仕事に力を入れればよいか、そのレベルを判断する材料にできます。

向いている仕事に力を入れると、大きく伸びます。

でも、向いていない仕事をいくら頑張っても、努力に見合った成果を得ることができないでしょう。

負担が大きい分、それが苦痛となり、結果、「つまらない」と感じる仕事を増やしかねないのです。

＜ビジネスマンなら要チェック！＞

★自分の市場価値が分かるサイト

• 関連記事　→　「MIIDAS」で自分の適正年収を調べたら、ついでに企業が求めるスキルとその金額的価値が分かった話

それでは、また。

PDCAはご存じでしょうけど、逆PDCAって何かわかりますでしょうか？

PDCAは、プラスの成果を得るために、現状をチェックして、新たな手立てを講じて、それらを積み上げていくといいったもの。

PDCA自体は、とても重要な手法ではありますが、そのアプローチの仕方から、仕事量が増えていく・複雑化していく傾向があり、プラスの結果は得られたものの、それに費やした労力や時間を考えると、非効率になっていた、なんてケースがありがちなんですよね。

逆PDCAはまさにPDCAの逆。

アプローチの方法は、今行っている手立てのうち、何をどれだけ減らすと、どこまで成果が下がるかを試すという発想です。

仕事の省力化というメリットと、仕事のアウトプットの低下を天秤にかけて、バランスの良いポイントを探るというものです。

やっていることはPDCAそのものなので、わざわざ逆PDCAと呼ぶ必要はないのですが・・・。

逆PDCAのアプローチ

逆PDCAの具体例です。

ルートセールスの仕事を担当しているとして、あまり売り上げのないお得意さまでも、日参することがルール化されているとします。

従来であれば、売り上げを伸ばすためにどうするかという視点でPDCAに取り組んでいたと思います。

逆PDCAでは、できるだけ売り上げを落とさずに、手間を少なくする方法を考え、実行する、というアプローチをとります。

ここで、ぱっと思い浮かぶ方法は、訪問回数を減らすことですよね。

ただ、いきなり行かなくなったら、どんなしっぺ返しがあるか分かりません。

なので、

• 「週５回を４回に減らしたら、どうなるだろうか？」をベースに、
• 「行かない日には電話を入れる」ところからスタートして、
• 相手の反応を見ながら訪問回数と電話の頻度を下げていく

などといったことを考え、実行するのです。

ここでのゴールは、最大で「受注日以外は訪問しない」となるかもしれません。

一方、最大リスクは、

「人のことを蔑ろにしやがって！お前じゃ話にならん、上司を連れて来い！」

とゴネまくられて、収拾に大きなエネルギーを使ったあげく取引中止、さらには、その他のお得意様の評判も落とすという事態でしょうか。

こういった両極端を想定しつつですが、どこまでやったらどうなるかを、考え実行していくということです。

自分のアイデアを現実化する

「その程度のことは、当たり前にやっているよ」と言う方、たくさんいると思います。

一方で、「分かっているんだけど、できないんだよ」と言う方も。

そのような方、もし、以下のことをやっていなければ、ぜひトライしてみてください。

• 同僚の理解と協力を得る
• 上司の承認を得る

この２つは、自分のアイデアを現実化するのに必要不可欠なことだと思いますので。

同僚の理解と協力を得る

とにかく、一人でやろうとしないことです。

同僚で同じような仕事をしている人、あるいは、自分の仕事に関連のある業務を担当している人は、必ずいますよね。

もし、これまでと違ったことを突然、黙ってやり始めると、同僚は「何を勝手なことをやってるんだ」となります。

やっていることの良し悪し関係なく、「勝手な行動」として非難されるのです。

でも、「かくかくしかじかで、こんなことをやろうと思っている」と事前に相談すれば、「この部分は、こう変えたほうがいいよ」などのアドバイスをもらえるでしょうし、「お、いいね。じゃあ、俺もやってみよう」と仲間になってくれるでしょう。

独断で行わず、周囲を巻き込むことが大切なのです。

上司の承認を得ること

こちらも重要、というか、必須ですね。

仕事である以上、上司の承認は絶対必要ですから。

そして、実務面において、マネジメントする立場でなければ分からない事情というのが往々にしてあります。

上司に相談することで、これらを知り、取り込み、知恵を借り、協力者になってもらうことが大切です。

会社のルールを変えること

ダメだしされたとき

自分で考えてやろうとしていることが、上司や同僚から、全然ダメと言われるかもしれません。

やろうとしていたことが、本当にベターかどうか、もしかしたらトンチンカンなことだったかもしれないですから。

そのときは、何がどうダメなのかを教えてもらい、それをクリアする手立てを考えることが大切です。

そして、場合によっては全面撤退もありだと思います。

いずれにせよ、否定されたと腐るのではなく、冷静に対処することが肝心です。

自分がルールを変える

一方、上記のステップを踏んで、「よし、やろう！」となったとき、それがどんなに小さなことであっても、組織として仕事のやり方を変えることとなります。

自分の仕事を変えることで、会社のルールを変えることになるわけです。

こうなると、本当に楽しいです。仕事冥利に尽きますね。

このように、「積み」の仕事を始めるだけでなく、従来の仕事を「省く」こと、つまり、これまでつまらないと感じていた仕事を省力化することでも、能動的になれるのです。

もちろん、従来からのルールを変えるわけですから、大変な労力は必要でしょう。

でも、その分以上のやりがいがあると思います。

身の回りの仕事を、一度、見直してみてはいかがでしょうか。

ではまた。

「趣味を仕事にできたらなぁ」

どなたでも、一度は考えたことがあると思います。

趣味だったら、思い入れを持っているし、やっていたらすぐに時間が過ぎてしまう。

そんな趣味が仕事だったら、これほど楽しいことはありませんよね。

だけど、現実的には、そう簡単にいかないものです。

テレビのドキュメンタリー番組やネットの書き込みなどで、趣味を仕事にした人が、商売として成り立たずとても厳しい状況に陥ってるのを見ることがあり、

「やっぱり趣味を仕事にしてはダメなんだなぁ」

と思ってしまいます。

でも、本当に趣味を仕事にしてはダメなのでしょうか？

趣味を仕事にしてはダメな理由

趣味を仕事にするために「勤め人が独立したけれどダメだった」ケース、これらをよく見ていると、どうやら、

1. 本人の趣味におけるレベルが、ビジネスとして稼げる域に達していない
2. 営業力を含めたビジネススキルが伴っていない

ことが原因となっています。

１の趣味のレベルですが、ラーメンを食べることは好きで、味の評価はできるけれど、人がお金を出してでも食べたいというラーメンを作る能力は持っていなかったということです。

２のビジネススキルでは、一番大きいのはマーケティング力になりますが、資金管理や付帯するさまざまな事務的業務の処理能力など、仕事として求められるスキルが、必要なレベルに達していないということです。

こう見ていくと、趣味を仕事にしたからダメなのではなくて、

ことがダメな原因だと考えられるのです。

逆に言えば、この２つがクリアできていれば、趣味を仕事にしても十分、成立するはず。

世の中には趣味を仕事にして成功したという人はたくさん存在していて、その人たちは間違いなくビジネスの能力があり、かつ、自分の趣味がビジネスとして成功するジャンルであったろうと考えられます。

仕事を趣味にする

では、上述の１・２が及ばす「趣味を仕事にする」ことができない人、あるいは、端からするつもりのない人は、どうすればよいでしょうか？

答えは簡単、「仕事を趣味にする」と良いのです。

と書くと、なんか「ワーカーホリックになりなさい」と言っているようですが・・・、要は仕事を楽しめるようになると良い、ということですね。

これが、なかなか難しいのですが、以下のイメージを持つと、気持ちが変わってくるように思います。

初心を思い出す

今現在の仕事を選んだ際、なにか惹かれるものがあったのではないでしょうか？

それが、何だったか思い出してみると良いでしょう。

扱っている商材が好き、接客をやってみたい、機械を操作するのが得意・・・、何かしらのポジティブな理由があったはずです。

それらを、もう一度掘り起こしてみて、どうすれば楽しめるかを考えるのです。

でも、もし、今の仕事が全く想像していたものと違っていて、全く面白みが感じられないのであれば、今度はその仕事の本質とは何かを考えてみては、いかがでしょうか。

ゲーム感覚で仕事をする

これまで何人も、楽しんで仕事をする人を見てきました。

その人たちは、異動や担当替えで違う仕事を行うようになったとしても、常に楽しんでいるのです。

私の目から見て、その人たちに共通して言えることは、

• 仕事（担当する業務）の本質を理解している
• それをこなせるように、自分の知識と能力を向上させている
• 自分で高い目標をつくり（＝より良い結果）、それを達成するために、常に新しいやり方を考え実行している
• 優先順位をつけ、出来ないことは出来ないと割り切る
• 余分なこと、無駄なことは極力、排除する
• まわりを巻き込む
• 結果に一喜一憂する
• 振り返りを行い、さらに次の目標に切り替える

などと言った行動を取り続けている、ということです。

まるで、ゲームをやるような感覚で、仕事を楽しんでいるのです。

よく「一喜一憂してはいけない」と言われますが、仕事を楽しんでいる人は、総じて一喜一憂しますね。

うまくいけば、子どものようにはしゃぎ、ダメなときは凹みまくります。

でも、気持ちの切り替えが早く、すぐに次の行動に移って行くのです。

趣味が楽しいのは、その本質的な良さを分かっているとともに、自分が一定の「出来る」レベルであり、かつ、さらに目指すべき上があるからでしょう。

仕事も本質を理解し、継続的に取り組めば、楽しくなるのだと思います。

以上、能動的に仕事に取り組むために、「仕事を楽しめるようになる」、そのためには、初心に戻ってみることと、仕事の本質を見出してゲーム感覚で取り組むこと、と記しました。

では、また！

社内調整先は、いずれも名うてのくせもの揃い

現在、とある会社の「主任」であるあなたは、発案者としてあるプランを実施することになりました。

あなたは、昼夜を問わず真剣に取り組み、ようやっと形になるところまでこぎつけました。そして、上司である係長・課長の承認を得ることが出来ています。

また、会社としての意思決定者である部長からも、内々にＯＫはもらっています。

ですが、部長から正式な「ＧＯ」をもらうためには、社内の関係する部署と調整を行い、そこで合意を得ることが条件です。

関係する社内の部署は５つ。

窓口となる担当者５名は皆、あなたよりもワンランク格上の「係長」級です。

いずれも名うてのくせもの揃い。

• 人の意見を聞かない人
• 人の意見が理解できない人
• 社内の役職によって声の大きさを変える人
• 言うことや態度がコロコロ変わる人
•  はじめっから喧嘩腰の人

さあ、どうしましょうか？

う～ん、最悪ですねぇ。

一人か二人、この手のタイプが混じっているだけならまだしも、相手にしなければならない五人全員が、こんな困った人たちですからねぇ。

気持ちの上では逃げ出したいところではありますが、自分のプランを良いものにし、実行していくために、主体者として、ここ一番、踏ん張る場面です。

それでは、どうするのが良いのか相手のタイプ別に考えていきましょう。

社内調整先の５つのタイプ別攻略法

１　人の意見を聞かない人

意見を聞かないとは言ってもパターンとしては２通りあります。

• 自分の主張を一切曲げない人
• 自分の主張は無いが人の意見は否定する人

総じて「指図されるのがイヤ」、「勝ち負けにこだわる」、「自分が優位でありたい」、「面倒くさがり屋」な人たちではないでしょうか。

あと、たまに見かけるのが偏執的な考え方をする人。

例えば、「自分の意見＝自分自身」と思い込んでしまい、他人の意見を聞き入れることは自分を否定することと思うタイプですね。

この手の人と話をしていると、自分の意見を主張する際に、「私だけじゃない！皆、そう言ってますよ！」（だから、賛同すべき／だから、あなたは間違っている）と、自分を正当化することが多いような気がします。

２　人の意見が理解できない人

まず、本当に「頭が悪い人」は除外しますね（笑）。

で、人の意見が理解出来ない人とは、自分の論理だけでしか物事を考えられない「頭が固い人」だと思います。

自分の頭の中に凝り固まった一本線が引かれていて、短絡的に結論付けてしまう。

さらに言うと、絶対的に自分が正しいと思っているので、深く考えたり、多面的にものごとを見ようとしない、はじめっから理解しようという気がない人。

こんな人が調整相手だと、いくら説明しても埒が明かない、となってしまいます。

＜１と２の人との調整方法＞

まずは、軽く「さわり」だけを伝えて、相手に意見を言わせると良いと思います。

その際、その意見を真剣に聞き、決して否定しないことです。このことで、相手を尊重している姿勢を示すことができますので。

そして、一番大事なこと、それは、

「相手の意見を復唱する。その際、可能な限り当方の意に沿った内容に言い換えること。まったく相反することは、その場では言わず、日を改めて調整すること」

です。

この方法はなかなか難しいですが、慣れてくるとなんとかなるものですし、とにかく効果バツグンです。

相手の言った事を都合良くすり替える訳ですから、ちょっと、ずるいやり方なのですが、全く別のことを言うわけではありませんし、気に入らなければ相手は「ＮＯ」と言いますから、そこは気にしない。

とにかく、相手の意見を受け入れた形式にするのがベストです。

３　社内の役職によって声の大きさを変える人

強きを助け弱きを挫くタイプです。

自分より役職が下の人間に対しては、えらそうな態度を取る人。イヤな感じですが、会社の中では一番多いタイプだと思います。

この人は、自分が上位者に対してへりくだった対応をしているから、下位者も同じようにすべき、つまり、「自分に対して重きを置いた対応をせよ」という気持ちを持っているわけです。

＜３の人との調整方法＞

単純に「すごい！」と持ち上げておけばよろしいかと。そうすれば、機嫌よくしてくれるでしょう。

この手のタイプで仕事の上での接点がある人に対しては、日ごろから持ち上げておくことで良い人間関係を作っておくと良いですね。

うまくすれば、味方になってくれますから。

それでも、立場を振りかざして、ゴチャゴチャ言ってくる場合、いわば中途半端な権力を持った小物の言動を取ってくる場合は、あなたの上司で彼よりも役職が上の人から、硬軟おりまぜて話をしてもらいましょう。大抵の場合、借りてきたネコのようにおとなしくなりますよ。

もっとも、後々、当の本人から根に持たれるかもしれませんので、あまりお薦めしませんが・・・。

４　言うことや態度がコロコロ変わる人

「朝令暮改」という言葉があります。朝言ったことが、夕方には変わっているくらい、一貫性がないことを示します。

よろしくない言動を示す表現ですが、状況が変われば計画も変わるのは当然です。したがって、本質さえブレていなければ、良いと思うのですが・・・。

問題は、状況変化も何もないのに、コロコロ変わる人がいる、と言うことですね。

これまでの自分の主張や話の流れは関係なく、いきなり「ちゃぶ台返し」をしたり、そもそも論に持ち込んで、話を堂々巡りにしてしまう元凶です。

私は個人的に、このタイプが一番たちの悪い存在だと思っています。

さて、このタイプも2通りのパターンがあると思います。

• でしゃばりで良い格好をしたがる。

真面目に考えてないので、思いつきの考えを無責任に言う、もしくは、自分の存在をアピールするための機会を虎視眈々と狙っている。要は、その議論の内容や結果は、どうでも良くて、責任のない範囲で自分が目立てばよいという自分本位の人

• 存在感はアピールしたいけれど、自分に自信がなく上司の顔色を見ている人

たちの悪いのは、言うまでもなく前者です。

どうでも良いのだったら、黙っておけばいいものを、自分のために口出しをする、しかも、言うことがコロコロ変わるのですから、迷惑もいいところです。

こういう奴に限って、うまく行けば「俺が言ってやったんだ」と自慢し、失敗したら「せっかく俺が言ってやったのに」とこれまた自慢げに吹聴してまわるんですよねぇ・・・。

後者は、かわいそうな人です。

一旦、発言したものの、後で上司から怒られて、前言撤回するというパターンでしょう。

前者後者、どちらにしても、こちらを軽く見ているから、言動も軽くなっているのですね。

＜４の人との調整方法＞

軽々しく言葉を発せられないようにするため、すべてのやり取りは、ペーパーベースで行うことをお奨めします。

事前調整（＝いわゆる根回し）のときから資料ペーパーを用意し、相手が言ったことは、その場で書き込みます。

そして、終了時に相手に”見せて”確認してもらい、当日中に資料を修正、メール送信します。その際、あなたの上司で相手よりも役職が上の人に必ずＣＣをつけるようにしましょう。

これで、「言った言わない」というバカな言い合いはなくなりますし、違うことを言い始めたとき、「前回は○○と言っていたけど、今回意見が変わった理由を教えてください」と切り返すことができます。

相手は困りますよね。なんせ、ただの思いつきで適当に話しただけですから。

そこに説明責任を求められると、以降、軽々しく意見できなくなっていきます。

余談ですが、あなたが主催する会議が終わった後は、即行で議事録を作成し、その日のうちに参加者・関与者全員に「取り急ぎ」メールをすること、その際、例えば「問題点があれば、翌日の12時までに全員宛返信をお願いします」と付記することをお奨めします。

これによって、

• あなたが発する議事録の精度は、「当日中」であるがゆえに低くても良い

→翌日以降になると、議事録の品質は高いものが要求される

• 「当日中」であるがゆえに、会議に沿った意見が集約できる

→参加者の記憶が鮮明である。翌日以降になると、全く異なった意見が出やすくなり、足踏み・後戻りのリスクが高まる

• 期限までに全員宛の返信をしなければ、自動的に「承認した」ことにできる

からです。

５　はじめっから喧嘩腰の人

このタイプの人も時々、見かけますね。

3に書いた「社内の役職によって声を変える人」と基本的な言動は一緒ですが、その違いは誰彼かまわず噛み付いてくるというところです。

損得計算など一切していないのでしょう。そして、後先がどうなるかも考えられないのでしょうね。

できるだけ近づきたくない相手です。

おそらく、「大変な自信家であるけれども、自分が認められていないことに憤りを感じている」、「嫉妬心がやたらに強い」、「自分の弱さを分かっており、だからゆえに強く見せるために虚勢をはる」、こんな感じの人じゃないでしょうか。

ですが、もし他の部署には喧嘩を売らない人であれば、「あなた、あるいはあなたが所属する部署」だけを嫌っていて、ピンポイントで喧嘩を売ってきている可能性があります。

脚光を浴びる部署への妬み、過去のトラブルなどと言った、いたって個人的な理由で一方的に嫌いになってるケースも、ままあるようです。

＜５の人との調整方法＞

「触らぬ神に祟りなし」です。何を言ったところで、噛み付いてくるし、どんな意見でも反対するだけでしょうから、できれば、距離を置いておきたいところです。

ただ、そうは行かない場合は、上記の１・２タイプ同様、言いたいことを言わせて、黙って聞くしかありません。

これは、社内調整とは言っても、ただのガス抜きですので、その意見はまともに取り合わなくても大丈夫です（もちろん、真っ当な内容であれば、採用すべきですけど）。

そして、ここでは、「意見の復唱」は行っても、すり替えない方がいいです。

相手は、とにかく、こちらのアラ探ししかしていませんので、下手に言質を取られないよう心がけましょう。

なお、いくら本人が最後まで反対していたとしても、他部署のメンバーも含め、他が全員合意となり、会社としての決定事項になれば従わざるを得ません。

それでもまだ、グズグズ文句を言ってやるべきことをやらなければ、職務放棄となりますので、あなたの上司からしかるべき処置を取ってもらえばよろしいのです。

社内調整は「根回し」が大切

社内調整でやっかいな人たちを、５つのタイプに分け、対応方法を記しました。

もうお気づきと思いますが、この手のやっかいな人を相手にするときに最も重要なことは、個別に「根回し」をしっかり行うことです。

間違っても、いきなり「会議を開催、召集する」など、一方的な通知を行ってはダメですよ。

最大の目的は、自分自身が立案したプランの承認を得て、実現することですよね。

そのために、関与者の同意を得る必要があり社内調整を行っているわけですが、社内調整の相手のタイプが異なれば当然、アプローチの仕方は変わります。

だから、必要なプロセスとして個別調整、すなわち根回しが重要となるのです。

いずれ全体会議を行うとしても、この過程で徐々に賛同者を増やしておけば、反対者を封じ込めることが出来て、会議自体はセレモニー的なものに収めることができるのです。

それをいきなり会議を開催すると、しかも、紙切れ1枚、メール1本で呼びつけるようなマネをすると、相手は、「頭ごなしに呼びつけやがって！えらそうにするな！」と反発するもの。

さらに、会議の場では、いろいろな思惑が混ざり合って議論百出となり、まとまるものもまとまらないどころか、自分のプランが全否定されるリスクを背負いかねません。

企業人として、まだ「こなれていない人」は、性急にことを進めようとするあまり、こんな「いきなり」をやってしまいがちなんですよね。

大上段に構えて、会議の冒頭、「ほら、どうだ！（俺って）すごいだろ！」と言わんばかりの口上を述べる。

　ハッキリ言って、社会的自○行為ですね。

当然、総スカンを喰らいます。

「バカか？オマエは」、「エラそーに！何様のつもりなんだ！」

でも、本人は自分がいかに稚拙なことをやらかしたかを自覚できていませんので、皆の反感、反発を喰らっても、「奴らはわかっていない！」とか、「足を引っ張る！」とか、挙句の果てには、「根回しが必要だなんて、日本の会社の仕事の進め方はおかしい」などと愚痴るのです。

これも傍から見ていれば、「社内の合意を得る術を知らない奴が、自分をすごいと勘違いして、取るべき労を惜しんだ結果、玉砕した」ということになるのですね。

そして、その先にあるのは、「仕事の出来ないレベルの低い奴」という烙印です。

最後に

改めて

と記します。

根回し・社内調整などの日本の会社の仕事の進め方には、良し悪しはあるでしょう。

ただ、今、その状況である以上、これに合わせられないと「うまく回らない」のが現実です。

そして、合わせられない人は「仕事ができない人」と見られることを知っておくべきでしょうね。

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では、また！

「調整」とは、

自分が達成したい目的・目標を実現するため、他者（相手方や協力者）の理解と助力を得ること。

この考えに基づいて「企画と調整」の流れを簡単に整理すると、以下のようになります。

１前提条件が何かを把握する

２「やりたいこと（＝目標）」をはっきりさせる

３「やりたいこと」が実現可能か、探りを入れる
（関与者に聞く、労力・時間・お金が確保できるか考える、調べる）

４実現不可能な場合、代替案を考えて再度これが可能か、探りを入れる。もしくは、関与者に代替案を提示してもらい、それが妥当か検討する

５上記３・４を繰り返しながら、実現可能な計画に練り上げる

６練り上がった計画を関与者に納得してもらい、協力者になってもらう

７納得を得られれば、必要な「動き」を明確にし、そのとおり動いてもらうようにする

一般的な考え方であれば、１・２・５は企画、３・４・６・７は調整ということになります。

ここでのポイントは、冒頭に記した考え方に基づくと、通常、調整と言われるものが、実は、アイデアの品質を高めるための行動、つまり、企画の一部になる、ということです

関与者を説得するのではなく、知恵を借りてプランをより良いものにする。

そして、関与者の参画意識を高め、高いレベルの行動を担ってもらう。

主体者として、「調整」をしっかりと行うこととは、合意を得ることとともに、企画内容の品質向上と実行体制つくりを行うこと、と考えてみてはいかがでしょうか？

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