ビジネスマンなら、仕事のメールが届いたら、できるだけ早く返信すべきものです。
メールのレスポンスが早ければ早いほど、「出来る人」と評価されます。
逆にメールの返信が遅いと
「仕事の遅い奴・出来ない奴」
「自分のことをないがしろにしているのでは？」
と思われますから。
ところで、いざメール返信するときに、どのように返信すればよいか悩むことがありませんか？
特に相手が上司や先輩、お得意様といった「重きを置かなければならない」相手に対して、メールで断るとき。
友人や後輩なら、ストレートに「ノーサンキュー」と書けることでも、相手によっては、失礼にならないように、誤解を与えないように（そして、嫌われないように）と気を使わなければなりません。
すると、良い文言をなかなか思いつけずに、キーボードを打つ手が止まってしまうことも。
「お断り」するものと結論は決まっているのに、書きぶりをどうしようかと思い悩むのは時間がもったいないですよね。
そこで、普段からサクッと使える常套句を準備しておき、それらを機械的にメール返信すると、本当に楽ができますよ。
本エントリーでは、メール返信でサクッと使える「お断り」の常套句を紹介します。
メールで断るとき
- 「そのような件については、対応が難しいかと思います」
- 「本件については、当方では対応いたしかねます」
- 「そのようなお話をいただくこともありますが、我々としても対処のしようがなくて困っております」
ストレートに「お断りします」とは書かずに、少しキョリを置いた言い回しです。
もちろん、主旨は断っていますし、それは相手にも十分伝わる書き方ですが、拒否感が小さい分だけ、相手に与える不快感は少なくなります。
なお、主語は書かないか「当 方／我々」を使い、「私」は用いないこと。
さらに、述語は推量形や受動体等で、自分の意思ではない表現にすると良いですよ。
ついついやってしまいがちなメールの誤送信をほぼ無くす方法はこちら！
筋違いの話をされたとき
- 「その件については、分かりかねます」
- 「その件については、存じ上げません（承知しておりません）」
やめてほしいとき
- 「本件については、今後は遠慮させていただきます」（→軽め）
- 「本件については、今後はお控えいただきますようお願いします」（→重め）
拒否するとき
- 「これ以上のご案内には及びません」
- 「必要ありませんので、お断りします」
＊この合わせ技として
- 「本件については必要ありませんので、今後、一切のご案内をお断りします」
となると、完全拒否となります
＊しつこい売り込みなどに対する「結構です」という言葉は、相手に「結構＝GOOD＝OKした」と言わせかねないので使わないように注意しましょう。
基本的には「必要ありません」と言えば大丈夫かと。
枕詞
以下、気持ちの軽い順番です。
止めてほしいときや拒否するとき、相手との関係の継続性によっては、付けないか軽いもので十分です。
- 「あいにくですが」
- 「恐れ入りますが」
- 「とても残念なのですが」
- 「たいへん恐縮ですが」
- 「まことに申し訳ございませんが」
- 「本当に心苦しいのですが」
おまけ
以上は、部外・社外からの売り込み・リクエストメールに対する「お断り」の常套句です。
実際に「断る」ケースで一番多いのは、社内からのお誘いメール、特に上司からの飲みのお誘いではないでしょうか？
これに対しては、
「お声がけいただきありがとうございます。あいにく当日は、以前からの約束が入っております。とても残念ですが、今回は見送らせていただきたく存じます。またの機会を楽しみにしております」（赤字部分は、臨機応変で）
と返すと、よろしいかと。
以上、メール返信でサクッと使える「お断り」の常套句、ご参考になれば幸いです。
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では、また。
