メールの誤送信を99%無くす方法

会社勤めをされている皆さん、日々、ビジネスメールを活用されていると思います。

メールって本当に便利ですよね。

「メール無しでは、もう仕事にならないよ」

って方も、たくさんいらっしゃることでしょう。

 

ところで、あなたはビジネスメールで誤送信をした経験はありませんか?

そのとき、会社からこっぴどく怒られたりしませんでしたか?

 

メールは便利で気軽に使える身近なツール。

だけど、その分、失敗しやすいものですよね。

 

こちらでは、私が勤める会社のメールのルールにあわせ、ビジネスメールで誤送信を99%無くす方法について、ご紹介します。

 

 

メールのルールは手間ばかり

私は今の会社に転職して、と言うか再就職して(就職するまでプー太郎してたので)半年ちょっと経ちました。

 

どこの会社でもそうですが、それぞれ、独自のルールやしきたりというのがありますよね。

私の会社でも、やっぱりいろいろなルールやら掟やらがあります。

中には、

「なんで、こんなことをやってるの?」

と意味が分からないルールもあり、最初はすごくとまどいました。

 

そんな中でも、一番、「へ?マジで?」と思ったのが、メールのルールです。

いやぁ、ほんと、これでもか!というくらい、ギチギチに厳しいルールがありまして、手間がかかって仕方がないんですよね。

 

メールの手間その1

まず、メールを送ると、社内のメールシステムが送信先のメールアドレスを読み取って、それが社外のメルアドだと、

「さっきのメール、外部に送ろうとしているけど、ホントにいいの?」

と必ずメールで問い合わせてきます。

で、メールを送るためには、この問い合わせメールを開いて、操作しなければなりません。

 

メールの手間その2

問い合わせメールには、リンクが載せられていて、そのリンク先から、社外にメールを送信する手続きを行います。

リンク先の内容は、元メールの送信先に書かれているメルアドがずら~っ並んだもので、それぞれのチェックボックスを、いちいちクリックして、「OK」設定にしなければならないのです。

 

メールの手間その3

この作業を終えて「送る」ボタンをクリックすると、画面が変わり、またまた

「本当にこのメールを送っていいんだね?間違いないよね?送るよ?いいね?」

としつこく聞いてくるんです。

それに対して、

「大丈夫です。あて先に間違いありません。いい加減、送ってください。お願いします」

との気持ちをこめて「送信」のボタンを押すと、ようやっとメール送信となります。

 

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メールのファイル添付も手間が多し

上に書いたのは、ただのメール送信の手間。

これに、ファイルを添付するとなると、さらに手間が重なります。

というのも、ルールとしてセキュリティを高めるための手順があるのとともに、システム上、PCにあるファイルは自動的に全部、暗号化されているので、外部に送るときはこの暗号を解除しなければ見られないからなんです。

 

ちなみに、PC上ファイルの自動暗号化は、会社のサーバーがハッキングされてデータを盗み取られても、見られないようするためなんだとか。

 

ファイル添付の手間1

外部に送信したいファイルを暗号解除専用のフォルダに移し、そこで解除します。

 

ファイル添付の手間2

暗号解除したファイルを、メール送信用のサーバーにアップロードします。

すると、ファイルのアップロード先のURLが表示されますので、それをメール本文にコピペして、上に書いた「メールの手間その1から3」までの手順で送信。

 

ファイル添付の手間3

しばらくすると、ファイルのダウンロード用のキーワードがメールで届きますので、それを、またまた、「メールの手間その1から3」までの手順で送信。

 

ということで、メール1本送信するだけでも、すごい手間がかかるのに、ファイルを添付するとなると、さらに倍以上の手間がかかるんです・・・。

 

メールの誤送信がとまらない

これだけ、厳重なセキュリティで、かつ、実際にメール送信するまでに、何度も関門をくぐらなければならないのに、相変わらずメールの誤送信がとまらないんだとか。

 

その理由は簡単で、手間と時間をかけなければメールを送信できないシステム(ルール)を作っても、運用する(使う)のは人間だから。

関門があればあるほど、いちいちチェックするのがメンドーくさくなりますし、しかも、毎日何度もやっていることだから、何も考えずに反射的にクリックするようになるわけです。

 

ヒューマンエラーと言ってしまえば、それまでですが、

「厳しいルールを作ると、誰も守らなくなる」

の典型みたいなもの。

つまり、

「過ぎたるは、及ばざるが如し」

になってしまったわけですね。

 

もっとも、毎日、社内では膨大な数のメールが飛び交っていて、ちゃんとチェックしているかどうかは別にしても、ほぼ全てのメールは誤送信ではないことを考えると、厳しすぎるルールもそれなりに機能しているとは言えるんですけど、ね。

 

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メールの誤送信を99%無くす方法

さて、どんなメールのルールかは別にしても、ビジネスで使っている以上、メールの誤送信は絶対に避けたいものですよね。

 

では、どうすれば良いのか?

 

メールを送らない

メールの誤送信を100%無くす絶対的な方法があります。

それは、「一切、メールを送らないこと」。

メールを送らなければ、絶対に誤送信しませんから。

・・・と書くと、叱られますね。

 

返信メールだけを使う

一方、絶対とは言わないけれど、メールの誤送信を99%無くす方法があります。

それは、基本「返信メールだけ使う」という方法です。

 

メールの誤送信って、「送る相手を間違えてしまうこと」ですよね。

だったら、送る相手を間違えないようにすれば良いわけで、そのための最適な方法が「返信メール」なんです。

(中には、送ってはいけない内容のメールを送ってしまうという場合もあるかもしれませんが、これはまあ、論外でしょう)

 

届いたメールに返信する。

これは絶対に誤送信のしようがありません。

 

過去に受信したメールの返信メール機能を使って、あらたにメールを作る。

普通の人(=「どうしようもなく適当」ではない人)だったら、利用する過去メールに書かれている相手のアドレスとメール本文の内容を見て間違いないかチェックしてから使うメールを選ぶはずですので、誤送信をする可能性はほぼゼロと言えるでしょう。

 

返信メールの注意点

ただ、返信メールを使うときに気をつけたいのが、

  • CC、BCCをつけるとき、間違った相手を選んでしまうリスクがある
  • CCが付いている古いメールで「全員に返信」にして送ってしまう可能性がある

ということ。

 

メインで送りたい相手は間違えようがないけれど、その他の人たちを間違ってしまうリスクは残ります。

なので、メールの誤送信を99%無くす方法としました。

 

はじめてメールを送るとき

「メールのやり取りをしたことがない相手だと、返信のしようがないじゃないか?!そんなときは、どうするんだ?誤送信するんじゃないか?」

って思いました?

 

返信用に使う受信メールがない場合は、サクッと電話で済ませましょう。

・・・と書くと、またまた叱られますね。

 

こんな場合は、新規にメールを作り、自力でメールアドレスを打ち込むしかありません。

ただ、はじめてメールを送る相手のアドレスを間違えて入力するというポカミスは、普通の人(=「本当にどうしようもないおバカ」ではない人)だったら、起こさないと思いますが、いかがですか?

 

おわりに

ということで、私が勤める会社のメールのルールと、ビジネスメールで誤送信を99%無くす方法についてご紹介しました。

 

返信メールを使ってメールを送るのって、過去のメール本文を消すという手間はありますが、ほんと、便利です。

この方法、あんまりやってないなぁと言う方、騙されたと思って、一度やってみては、いかがですか。

 

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