人事異動の「内示」が出たら、必ずやりたい5つのこと

 

人事異動の時期が近づくと、社内はなんとなく落ち着かない雰囲気になってきます。

「今度、誰それが転勤するらしいぞ」とか、「某さんが、部長に昇進するみたいだ」などの噂話が密やかに広まっていきます。

「今回、自分は異動があるかも」と思っている人は、やたらにそわそわして、「何か情報ない?」と探りまくったりもしますよね。

そして、人事異動の「内示」当日。

多くの会社では、内示日と通達時間は決められていますので、その日は朝から

「ざわざわ・・・、ざわざわ・・・」

と、静かなお祭り状態。

他人事であっても、内示日は落ち着かないもの。まして、自分が異動の候補であったら、本当に気が気ではありません。

 

また、まったく予期していなかったのに、突然、自分が内示を受けることになったら、それが初めて受ける内示であったら・・・、どんなに冷静な人でも動転してしまうものです。

しかし!ぜひ、気をつけていただきたいことがあります。

それは、もし、自分に内示がでたとしても、絶対に浮き足立たないことです。

 

内示を聞かされた瞬間は動転するにせよ、すぐに冷静になって、しっかりと内示を受け止めましょう。

そして、内示に伴って抑えておきたい「やるべきこと」を、きっちりとこなしていきましょう。

本エントリーでは、人事異動の内示が出たときにやるべき5つのことをご紹介します。



 

上司にお礼を言う

内示の流れ

内示は、直属の上司から会議室(または、目立たないスペース)に呼ばれて、伝えられるのが一般的です。

仕事をしていると、先輩たちが次々に別室に呼ばれて行きます。

戻ってきた人は、ニコニコと明るい顔をしている人もいれば、どよ~んと落ち込んでしまった人も。

人生を左右しかねない人事異動。その内示は、まさに悲喜こもごもです。

 

内示の場では、冒頭、

本日、〇〇さんに人事異動の内示が発令されました。

 〇月〇日付けで、A営業所に異動してもらいます

と内示が伝えられます。

そして、異動の理由や異動先での仕事、これまでの職場での貢献に対する労いなどとあわせ、異動に伴う事務的な話がなされるでしょう。

 

内示を受けたら冷静さを失ってしまう

自分が別室に呼ばれた瞬間、

「来た!内示だ!」

と、胸のドキドキは一気に高まります。

別室に向かう途中は、

「一体、どんな内示だろうか?希望の部署かなぁ?引っ越ししないといけないのかなぁ?」

などと頭をフル回転させてながら別室へ向かいます。

 

部屋に入ると正面には上司が座っています。

ついつい顔色を窺ってしまいますが、そこから感情は読みとれません・・・。

ドアを閉め、席に座ると上司から”おごそか”に内示が告げられます。

 

示された内示が自分が希望していた内容だと、本当に嬉しいものです。

つい「やったー!」と叫びたくなるかもです。

 

しかし・・・、必ずしも希望通りとは限りません。

内示の内容が、まったく予期せぬもの、不本意なものであることは十分、ありえます。

自分にとって良くない内示を聞かされたら、一瞬、

えっ?!

と頭の中が真っ白に。

 

しばらくの間、ただただ「なんで?」という疑問と、「どうしよう?」という不安でいっぱいに。

内示に続く上司からの説明の声も、右から左に流れてしまいます。

 

私自身、予期せぬ(=悪い)内示を受けて、頭の中が真白になった経験が2・3度ありますが、自分にとって不本意な人事異動を命じられることのインパクトはとっても大きく、よっぽどの人でない限り、冷静さを失ってしまうものなのです。

 

感情的にならない

さて、良くない内示をもらったときに、本当に大切なのは、絶対に感情的にならないことです。

不本意な内示に頭に血が上ってしまい、上司に噛みついたり反論したところで、人事案が覆ることはありません。

にもかかわらず、感情的な言動を取ってしまうと・・・、自らを貶めることであり、後々もロクなことはないのです。

どのような内示であっても、心を落ち着かせ、つとめて冷静に対応することが大切です。

 

上司にお礼を言う

内示を受けたときに、大切だけど忘れがちなのが「上司にお礼を言う」ことです。

もちろん、上司が本当にヒドイ奴だったり、内示の内容がメチャクチャひどいもので納得がいかないのであれば、そんな内示を出してきた上司に礼など言う必要はありません。

しかし、そうでなければ内示の場で、上司にこれまでお世話になったことのお礼を言いましょう。

合わせて、まあまあ納得のいく人事であれば、そのような差配をしてくれたことにもお礼を言うとよいですね。

 

内示の席では、頭の中はこれからのことでいっぱいいっぱいになってしまい、周囲に気が回らなくなり、目の前にいる上司の存在も、つい忘れてしまうものです。

でも、これまで培ってきた上司との良い人間関係や、大なり小なりお世話になったことなど、人として礼を述べるべきことはあるはず。

それらを、内示の場という「尋常でない場」で思い出せるか、言葉として発せられるかは、まさに「人間の器」が問われることなのです。

 

お礼を言われた上司は当然、嬉しく思うし、あなたに対する評価は一段と高くなるでしょう。

それは、今後の両者の関係をより良くし、あなた自身の社内での評価も高めることになります。

内示を受けたら、意識して上司にお礼を言うようにしたいものです。

 

異動の理由を確認する

人事的な評価や位置づけを知る

上司から異動理由の説明はあるでしょうけど、それは通りいっぺんのものに過ぎないかもしれません。

そして、その説明は、往々にして聞こえのよい「キレイなほめ言葉」が並べられるものです。

それを100%真に受けずに、改めて「異動理由」を確認しましょう。

再度確認することで、あなた自身の「人事的な評価や位置づけ」が必ず見えてくるものです。

 

例えば、A営業所からB営業所へ横すべりで転勤となる場合は、業務内容はほとんど変わらないので、当面、自分が歩むキャリアパスは営業ラインであると分かります。

B営業所が格上の部署であれば、一般には「目に見えない栄転」になります。

その異動理由では、自分の評価されている点や期待されていることが伝えられるはずですから、これは真に受けて大丈夫でしょう。

 

格下の部署に転勤となり、「業績が良くないから立て直して欲しい」みたいな言葉があり、続く説明が具体的で、かつ、その通りの内容であれば、あなたは会社から、かなり期待されていると安心してください。

しかし、説明があやふやだったり、言葉を濁されたり、言葉の端々にネガティブな感じがするならば、残念ながらあなたは会社からあまり良い評価を得られていない、と理解するしかありません。

(本当にそうであって欲しくないですけど・・・、「飛ばされた」ということです・・・)

 

全く異なる部署に異動となる場合は、自身の能力のどこに注目されたのか(会社がそれをプラスとみているかマイナスとみているかも含め)が分かりますし、場合によっては、自分が乗っかっているレールがどんなものかも分かるのです。

 

異動先の上司は「色メガネ」で見ている

さて、異動理由を確認することで、あなた自身に対する評価や社内での位置づけが分かってきますが、これらの評価内容は、異動先の上司は既に知っている、と言うことは、是非、覚えておいてください。

仕事の評価や人物評定は、上司の間で必ず引き継がれていきますので。

異動先の上司は、初めから現在の上司が持つ情報という「色メガネ」であなたのことを見ています。

すでに、あなたに対する事前の評価は終わっているんですね。

 

なので、内示を機会として、自分に対する評価を知ること、そして、新任地での立ち振る舞いを考え見直すことが、人事異動というリセットの場面でとても大切となります。

良い点は伸ばし、悪い点は少なくする。

これによって、新しい上司の期待を、良い意味で裏切るようにしたいものです。

 

異動の周知や挨拶・引継ぎのやり方を確認する

異動の周知方法

あなたが異動することを、どのように周知すべきかも、できるだけ内示の場で確認してください。

内示情報は、発出後開示OKと言う会社もあれば、正式に辞令がでるまで非開示という会社もあります。

自分からオープンにして良いのか、また、そのタイミングはいつが良いのかは、会社によって違いますので、必ず上司に確認してください。

 

もっとも、開示OKであっても、自分が言う相手は、同じ部署の先輩や日頃から仲良くしている人など、「自ら直接伝えたい人」だけに限定しましょう。

というのも、自分の人事話を自ら行う人は、一般に「品性が低い」と見られがちだからです。

 

さらに、本当の「ご栄転」話であれば、「自慢している」といらぬ反感を買いかねません。

自ら声高に言うのは避けるべきです。

まぁ、放っておいても人事の噂は勝手に広がっていくものです。心配せずに、他人に任せておきましょう。

 

新任先への挨拶・引継ぎ

新任先への挨拶・引継ぎをどうすれば良いかは、後日でも良いので必ず上司に必ず確認しましょう。

くれぐれも、勝手に先走って新しい上司に連絡することのないように

というのも、実は、この段取り付けは「上司にとっての見せ場」であるケースが多いからです。

 

通常、社員を出す部署の上司から、受ける部署の上司に連絡を入れ、

「今度、ウチの某がお世話になりますが、よろしくお願いします」

と仁義を切って(古い言い回しですね・笑)、着任日や引継ぎの仕方などを、上司同士で大まかに決めるのです。

 

その上で、

「では、後日、本人から直接、ご挨拶の連絡をさせます」

で締め、そのあと異動する部下に

「ああして、こうして」

を伝えるのです。

 

ある種のセレモニーですから、会社によってやり方は異なります。

ここまで部下の面倒を見ない会社もあるでしょうけど、上司にとっては、この一連の流れをもって、「大切な部下を送り出す」責任を果たすことになるのです。

なので、部下が自分で勝手に連絡すると、「双方の上司の出番」をブチ壊すことになりかねず、上司の顔をつぶすことになってしまいます。

一言聞くだけで済む話ですから、必ず確認しましょう。

 

挨拶状・令状は忘れずに

異動後に行うことになりますが、お世話になった方々には、挨拶状や令状を忘れずに届けましょう。

仕事を通じて「ご縁」を持った方々に、異動したことをお知らせするのとともに、感謝の気持ちと今後の支援をお願いするもので、社会人としてとても大切なことです。

かつては、きっちりとした封書を印刷して郵送するのが作法でしたが、最近はメールでもOKとなってきているので、適切な方法で行ってください。

 

引継書を作成する

引継ぎはシンプルに

あなたの仕事の引継ぎ書は、できるだけシンプルなものにしましょう。

理由は、自分の作成の負担を軽くすることと、受け手(後任者)の負担を減らすことにあります。

 

心配性の人や責任感の強い人に見られる傾向として、丁寧な引継ぎ書を作成し、過去の書類やデジタルデータも、一式、全て引き継ごうとする、というのがあります。

とても親切なことですが、これらの資料は受け手にとって、ほとんどが「ゴミ」に過ぎません。

 

おまけに、分量がやたらに多いので、重要な情報は何で、知りたい情報がどこにあるかサッパリ分からない、ということになりがちです。

親切心が仇となるのですね。

引継ぎ書は、せいぜいA4ペーパー2枚に収め、資料は「全部捨てる」くらいの覚悟で整理し、引き継ぎましょう。

 

引継書に書く内容

後任に引き継ぐべき事項はたった2つ、

  • 仕掛かり業務の概略
  • 要注意人物の属人情報

だけで十分です。

業務手順は、必要に応じて書かざるを得ないかもしれませんが、ルーティン的なものは社のルールとして定められているので、それを見てもらえば済みますので。

そもそも自分で作った手順書が、後任者の役に立つとは限りませんし。

 

「仕掛かり業務の概略」は、ことの発端や目的、全体スケジュールと現在の進捗状況などにあわせ、

「誰誰がどの立場で何に関与しているか」

「いつ、誰が、何を言ったか」

は必ず書いておきましょう。

 

特に、自分が他の人たちに「やると約束したこと」は、必ず伝えてください。

(そして、後任には、それを実行するように、あるいは、もし実行しないなら少なくとも引き継ぎを受けたことは相手に伝えるよう、必ず依頼しておきましょう。

でないと、のちのち、あなたは「嘘つき呼ばわり」されるかもしれませんので

 

それと、これはとても大切なこと。

「要注意人物の属人情報」は、必ず口頭で引き継ぐようにしてください。

自分の説明のためにペーパーに書いても、その紙は絶対に渡さないこと。

この属人情報は、見ようによってはその人の悪口になります。そんな情報をあなたが書いたと分かるペーパーが出回ったら、とんでもない問題になりますので。

 

また、自分が仕事の引き継ぎを受ける前任者に対しては、引継資料の作成等について、上述のものを準備するよう依頼しておきましょう。

そうすると、あなた自身もスムーズに引継を受けることが出来ますから、ね。

 

新たな上司の情報収集を行う

新たな上司がどんな人かの情報を収集は、内示が出て以降にやるべき最も重要なことです。

言うまでもなく、新しい上司は、これからのあなたの人生に大きく影響を与える最重要人物です。

 

新たな上司になる人の

  • 人となり
  • 得手・不得手、好き嫌い、人脈
  • 本人が大事にしていること、「殺し文句」、「NGワード」
  • 過去キャリア、実績、エピソード(武勇伝?)
  • どういう仕事の仕方を喜ぶか・嫌がるか

など、できる限りの情報を集め、対応の仕方を考えておくことが大切です。

 

以下の2つの記事で上司に関連する事項を書いていますので、ぜひ、ご参考にしてください。

 

<参考記事>

 

あわせて、

  • 異動先での仕事の内容
  • 異動先にいる同僚の人となり
  • 引っ越しが伴う場合は土地情報

などの情報も集めておきたいものですよね。

 

まとめ

内示が出たらどうするかをまとめると、冷静さを保つことを前提に、

内示の席上でやるべきこととして

  • 上司にお礼を言う
  • 異動の理由と異動の周知方法を確認する

後日にやるべきこととして

  • 新任先への挨拶・引継を確認し、その指示通りに行う
  • シンプルな引継書を作成する
  • 新しい上司の情報を収集する

と記しました。

 

内示が出たら、特に引越しが必要な場合は、本当に大変な日々を過ごすことになります。

あっという間に時間は過ぎていきますが、ここに記した項目を覚えておいて、実践していただけると、きっと、より良い会社生活を過ごせるはずですよ。

 

 

<ビジネスマンなら要チェック!>

転職したら給料はいくらもらえるか?が分かる!

  自分の年収をチェックする →  MIIDAS(ミーダス)

 

現役社員や元社員が投稿した会社に関する口コミが満載!

 他社の生の情報をチェックする →  キャリコネ転職サービス

 

では、また。