仕事上、不定形の文書を読む機会がそれなりにあります。
「私、文章を書くのが苦手なんですよねぇ～」と言う人が書いたものは、う～ん、大変失礼ながら、ギクシャクしたものが多いですね。
文章がヘタな人の共通点
文章が苦手と言う人が書く文章には、いくつかの共通点があります。
それらは、ザックリ言うと、
- 情報の優先順位付けが適切でない
- 事実と思惑が混在している
というふうに、書く内容の整理が出来ていないということが上げられますが、それ以前に、
- 表現が簡潔でない
ことがあげられます。
そのため、文章が分かりにくくなってしまい、何が言いたいのかがわからなくなっているのですね。
そこで、文章が苦手という人たちには、以下の３つをアドバイスしています。
１主語と述語を近づける
報告書や顛末書などビジネス上の不定形文書では、
「誰が、何を、どうした。すると某が、こうした。それに対して、・・・」
と言った感じで、過去経緯を時系列にそって書くことがあります。
文章が苦手だという人は、一文の中に主語を複数入れ込んでしまう傾向があります。
この文章だと、誰が何をしたのかがゴチャゴチャになって、分からなくなってしまいます。
さらにひどい場合は、主語が複数入っているのに、述語を書き忘れていることも。
このような文章を読み続けると、大変疲れますね。
そこで第一のコツとして
「一文の中に主語はひとつだけ」
を前提に、
「主語と述語の位置を近づける」
ことを意識します。
すると、すっきりと短くて分かりやすい文章になりますよ。
２修飾語と被修飾語は離さない
形容詞や副詞等の修飾語は、できるだけ被修飾語にくっ付けるようにしましょう。
離してしまうと、修飾したい言葉とは別の言葉を修飾してしまうことがあるのです。
すると、表現しようとしていたものとは別の意味にすり替わってしまい、読み手にとって分かりにくい文章になってしまいますので。
３やさしい言葉を使う
やたらに難しい単語や熟語を使う人がいます。難しい言葉を使うと、何となく格式が上がる、自分がエラく見られる、などのイメージがありますから、ついついやってしまいます。
これが高じてくると、自分でも意味が分からない言葉を書き込んだりします。
あまり一般的でない英単語をカタカナで書いたり、略語を使うケースが多いのですが、本人が意味を分からずに書いてる文章ですから、読み手は尚のこと分からないですよね。
と言うことで、「難しい言葉は使わない」、意識して「やさしい言葉を使う」こと。
ひらがなを多めに使うだけでも、相当、分かりやすい文章になると思います。
（私もこの難しい言葉を使ってしまうところがあって、直すように意識しています。が、なかなか、うまくいかないです・・・）
まとめ
以上、分かりやすい文章が簡単に書ける３つのコツとして、ポイントを３つ書きました。
まとめると、
やさしい言葉で短い文章を書く
ということです。
あまり意識していなかったという方、このことを実行するだけで、簡単に分かりやすい文章が書けるようになれますよ。
ビジネス文書で最も重要なことは、読む人に
「事実を、正確に、わかりやすく伝えること」
だと言えます。
そのためにも、やさしい言葉で短い文章を書くことを意識してみてはいかがでしょうか？
では、また。
