「訪問」時と「来客」対応でのビジネスマナーの基本

初めてお得意様のオフィスを訪問するんだけど、どうやればいいんだろう?

大切なお客様をお迎えするときって、何に気をつければいいの?

訪問や来客でどう立ち振る舞えば良いか知りたい方におすすめです。

 

 

こんにちは。

今回は、基本的なビジネスマナーとして、お得意様やお取引先への「訪問」時と自社に訪れた「来客」対応について記します。

 

お得意様やお取引様への訪問や来客って、ビジネスシーンでは日常的にありますが、これをしっかりと出来ているか・いないかって、見る人によってはすぐに分かることです。

その時の様子で、ビジネスパーソンとして値踏みされてしまうものなんです。

(基本的なビジネスマナーを身につけているか・いないかがすぐに分かるので、それで、ビジネスのパートナーとしての位置づけが決められてしまうということです)

 

予断ですが、私自身が見てきた中での感想として、若い人はしっかりと対応できているのに、一定の年齢以上の人で、全然ダメって言う人が、結構、多くいますね。そして、そういう人に限って、仕事ができない、というイメージがあります。

 

しっかりと出来ている人が多いビジネスマナーだけに、逆に出来ないと

「悪目立ち」してしまう訪問・来客時の対応。

ぜひ、身につけておきましょう!

 

 訪問時のビジネスマナー

アポイント

よほど親しい間柄か、ルートセールス等で定期的に訪問している場合を除き、仕事においては訪問のアポイント(面会の予約)をとります。

原則として、電話かメールで依頼することになりますが、すごく丁寧に行う場合は「手紙」で伝えることもありますね。

 

訪問の依頼で伝える内容は、

  • 訪問日時
  • 訪問者
  • 訪問主旨(面会の目的)
  • 所要時間

の4項目ですので、アポイントの電話を入れる前に、整理しておきましょう。

なお、訪問日時については、複数提示するとスムーズに予約できるでしょう。

 

訪問・受付

訪問時間に遅刻するのは絶対にNGですが、早すぎるのも先方に迷惑をかけます。

10分前に到着し、身だしなみをチェックした上で、5分前に受付をするとよいですね。

*どうしても遅刻しそうな場合は、面会時間の10分前には、電話連絡するようにします。

 

受付では、

「○○社の××と申します。△△部の○○様と14時のお約束をいただいております」

と、自分の身分に訪問先相手とともに、アポイントがある旨を伝えます。

なお、受付は、有人の場合もあれば、無人で内線電話をかける場合、いきなり、執務室に入っていく場合など、いろいろなケースがありますので、それぞれのシチュエーションにあわせて対応してください。

 

室内での待ち方

その場で迎えが来るのを待つか、案内にしたがって指定された場所に移動することになります。

応接室に、単独で通された場合は、来客者用(上座)の末席に座ります。

*来客者用の末席は、下図の「C」の位置となります。

 

先方が来るまで、座らずに立って待つ、もしくは、先方が来たら立ち上がるようにしましょう。

 

 

かばんや手荷物は、座席の足元におきます。空いている椅子や、テーブルの上におくのはNGです。

また、冬場、コート類は畳んで、足元のかばんの上におくか、自分の背中側におきます。

コート掛けがあっても、勝手に使わないようにしましょう。

 

*相手から、「どうぞ、コートをお掛けください」と言われたら、もちろん、コート掛を使って大丈夫です。

悩ましいのは、「コートをお預かりします」と言われたとき。

基本的には、「ありがとうございます」と答えながらも、自分でコート掛けにかけるのがマナーです。

ただ、コート掛けが相手が立っている位置よりもさらに奥にある場合は、「ありがとうございます。では、恐れ入りますがハンガーを取っていただけますか」とお願いし、あとは自分でコートを掛けるようにしましょう。

よっぽどのことがない限り、相手にコートは渡さないように

(もちろん、飲食店などではOKですよ)

 

書類をかばんから出したり、手土産を渡すのは、あいさつを済ませてから行います。

なお、お茶やコーヒー、それに、お菓子が出されても、相手に勧められるまでは手をつけませんし、出されたものは全て残さず飲む・食べるが基本です。。

 

退室

訪問した側から、話を切り上げるのが原則です。

頃合を見計らって、締めの言葉(「それでは、ご検討をお願いします」等)を言いながら、テーブルの上を片付け始めるとよいでしょう。

そして、最後に、

「本日は、お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」

と述べて、退室します。

 

部屋を出たら、「こちらで失礼します」と一礼し、辞去の言葉を述べて立ち去ります。

エレベーターを使用する場合は、そこで辞去するのが一般的ですね。

エレベーターの中では、扉が閉まるまでお辞儀をするよう気をつけてください。

 

それと、エレベーターの扉が閉まっても、気を抜かないこと。

何かの拍子に再度、扉が開くなんてことは良くありますし、訪問先の他の社員が乗り合わせていることもありますので。

なお、コート、手袋、マフラーは、玄関を出るまで着けないのがマナーです。

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 来客対応時のビジネスマナー

次は、来訪されたお客様を、案内・取り次ぐ場合のビジネスマナーです。

お迎え

受付場所、もしくは、社内の指定場所まで、お迎えにいきます。

その際は、こちらから「○○様ですね」と声をかけた上で、「私、○○部の××と申します。応接室まで、ご案内いたします」等と誘導します。

ここでは、名刺交換を行わないのが一般的です。

 

案内

社内では先導します。2~3歩、前を歩くイメージでよいでしょう。

また、階段でも先導します。

 

部屋に到着すると、

外開きのドアでは、お客様を先に室内に入ってもらうよう案内します。

内開きの場合は、ドアを開けながら自分が一歩先に部屋に入ります。

(細かい話ですが・・・、ドアに向かって蝶番側の手でドアの取っ手を開けると、動作がスムーズになります。逆手になると、相手に背中を見せることになりますので。ちなみにドアは、構造上、蝶番が出ているほうに開きます)

入室したら、上座に座るように勧めます。

コート類を持参されている場合は、コート掛けを勧めるか、ハンガーをお渡ししましょう。

なお、コートを預かって代わりにハンガーにかけるのは、丁寧は丁寧なのですが、相手が恐縮しすぎるケースがあるので、あまりおすすめしません(上記、「室内での待ち方」を参照してください)。

 

ただし、相手がすごくエライ人だったり、会社的に大切な人だと話は別。

このような場合は、少なくとも「コートをお預かりします」と受け取る姿勢は示しておいた方が無難ですし、当たり前のように手渡されたら、丁寧に扱うようにしましょう。

(でないと、後でどんなメンドくさいことが起こるかわかりませんので。苦笑)

 

お見送り

姿が見えなくなるまで見送るのが、大原則です。

基本は玄関までお見送りします。

徒歩の場合も、社有車で来ている場合も、相手が見えなくなるまで見送るのがマナーです。

が、相手によってはそこまでしなくても良いでしょう。

 

また、エレベータの場合は、ドアが閉まるまでがお見送りです。

 

おわりに

以上、「訪問」時と「来客」対応におけるビジネスマナーの基本でした。

いずれもポイントは、最初と最後。

ここをしっかり抑えておけば大丈夫。あとは、数をこなしていくと、自然と身についてきますから、ね。

「訪問」と「来客」というありふれたビジネスシーンこそ大切、しっかりとした対応を行っていきましょう!

 

それでは、また、次回!

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